Fase de Planificación de proyecto. Caso de estudio: Servicio Comunitario

La planificación de un proyectos puede regirse por varios patrones o metodológicas que permitan:

1. Los resultados esperados
2. Eficiencia
3. La resolución de los objetivos planteados.

En el caso de estudio de SERVICIO COMUNITARIO, utilizaremos la metodología SCRUM. 

 SCRUM  es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

      En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales.

      Scrum también se utiliza para resolver situaciones en que no se está entregando al cliente lo que necesita, cuando las entregas se alargan demasiado, los costes se disparan o la calidad no es aceptable, cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia, cuando la moral de los equipos es baja y la rotación alta, cuando es necesario identificar y solucionar ineficiencias sistemáticamente o cuando se quiere trabajar utilizando un proceso especializado en el desarrollo de producto.

 METODOLOGIA SCRUM es un proyecto se ejecuta en bloques temporales cortos y fijos (iteraciones de un mes natural y hasta de dos semanas, si así se necesita). Cada iteración tiene que proporcionar un resultado completo, un incremento de producto final que sea susceptible de ser entregado con el mínimo esfuerzo al cliente cuando lo solicite.

      

    El proceso parte de la lista de objetivos/requisitos priorizada del producto, que actúa como plan del proyecto. En esta lista el cliente prioriza los objetivos balanceando el valor que le aportan respecto a su coste y quedan repartidos en iteraciones y entregas.

 De manera regular el cliente puede maximizar la utilidad de lo que se desarrolla y el retorno de inversión mediante la re-planificación de objetivos del producto, que realiza durante la iteración con vista a las siguientes iteraciones. 

Las actividades que se llevan a cabo en Scrum son las siguientes:

Paso 1:  Planificación de la iteración

El primer día de la iteración se realiza la reunión de planificación de la iteración. Tiene dos partes:

1. Selección de requisitos (4 horas máximo). El cliente presenta al equipo la lista de requisitos priorizada del producto o proyecto. El equipo pregunta al cliente las dudas que surgen y selecciona los requisitos más prioritarios que se compromete a completar en la iteración, de manera que puedan ser entregados si el cliente lo solicita.

En una clase, acordada con el lider, se establecieron las interrogantes acerca de las dificultades que se estaban presentando del servicio comunitario. En tal reunión se manifestaron las siguientes inquietudes:

• Necesidad de gestionar y automatizar las solicitudes del servicio comunitario.

• Inconvenientes con el papeleo.

• Falta de documentación.

• Dificultades en la inclusión de nuevos proyectos como parte del servicio prestado por el estudiante.

 2.- Planificación de la iteración:(4 horas máximo). El equipo elabora la lista de tareas de la iteración necesarias para desarrollar los requisitos a que se ha comprometido. La estimación de esfuerzo se hace de manera conjunta y los miembros del equipo se autoasignan las tareas.

     Estudiar en un semestre la practica del servicio comunitario de los estudiantes de computación de la UCV.   Para cada estudiante es necesario exigir una serie de procedimientos especiales que nos permitan medir el proceso desde el inicio hasta el fin de el servicio prestado.

    Es necesario la creación de un sistema, que nos permita evaluar cada uno de los datos que nos proporcionen  los estudiantes para luego efectuar la toma de decisiones, las cuales estarán inclinadas por los resultados obtenidos.

Paso 2: Ejecución de la iteración

Cada día el equipo realiza una reunión de sincronización (15 minutos máximo). Cada miembro del equipo inspecciona el trabajo que el resto está realizando (dependencias entre tareas, progreso hacia el objetivo de la iteración, obstáculos que pueden impedir este objetivo) para poder hacer las adaptaciones necesarias que permitan cumplir con el compromiso adquirido. En la reunión cada miembro del equipo responde a tres preguntas:

• ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización? R:  Estudiar cada una de las necesidades del servicio comunitario para luego establecer objetivos específicos.

• ¿Qué voy a hacer a partir de este momento?  R: Planificar una estrategias que me permitan cumplir los objetivos.

• ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener?  R: El alcance de los objetivos deben ser muy específicos, de lo contrario, no se podrán obtener resultados positivos.

Paso 3: Inspección y adaptación

El último día de la iteración se realiza la reunión de revisión de la iteración. Tiene dos partes:


Demostración. El equipo presenta al cliente los requisitos completados en la iteración, en forma de incremento de producto preparado para ser entregado con el mínimo esfuerzo. En función de los resultados mostrados y de los cambios que haya habido en el contexto del proyecto, el cliente realiza las adaptaciones necesarias de manera objetiva, ya desde la primera iteración, replanificando el proyecto.

En las reuniones con el cliente, se han establecido el modelo a implementar, en tal sentido, el cliente manifestó cada una de las inquietudes y nuevas solicitudes que desea. En la reunión se pudo evidenciar que el alcance del proyecto era muy alto, de tal forma, se ajusto el nuevo limite del proyecto.

Retrospectiva: El equipo analiza cómo ha sido su manera de trabajar y cuáles son los problemas que podrían impedirle progresar adecuadamente, mejorando de manera continua su productividad. El Facilitador se encargará de ir eliminando los obstáculos identificados.  

Se identifico a Pentaho como la herramienta a utilizar. Presenta cada una de los requerimientos necesarios para lograr los objetivos.  

Finalmente es importante resaltar los fundamentos de Scrum:

• El desarrollo incremental de los requisitos del proyecto en bloques temporales cortos y fijos(iteraciones de un mes natural y hasta de dos semanas, si así se necesita).
• La priorización de los requisitos por valor para el cliente y coste de desarrollo en cada iteración.
• El control empírico del proyecto. Por un lado, al final de cada iteración se demuestra al cliente el resultado real obtenido, de manera que pueda tomar las decisiones necesarias en función de lo que observa y del contexto del proyecto en ese momento. Por otro lado, el equipo se sincroniza diariamente y realiza las adaptaciones necesarias.
• La potenciación del equipo, que se compromete a entregar unos requisitos y para ello se le otorga la autoridad necesaria para organizar su trabajo.
• La sistematización de la colaboración y la comunicación tanto entre el equipo y como con el cliente.
• El timeboxing de las actividades del proyecto, para ayudar a la toma de decisiones y conseguir resultados.